LXEventsupport bedenkt nieuwe manier interactief vergaderen en ‘bijeen komen”

BALK LXeventsupport van Alex Schilstra uit Balk maakt hybride events mogelijk. Dit betekent dat grotere groepen tot 400 mensen interactief bijeen komen, elkaar kunnen zien en met elkaar kunnen praten, vergaderen en informatie uit wisselen. Individueel en samen. Maar ook bruiloften en uitvaarten kunnen op die manier worden georganiseerd. Zo zijn mensen toch bij dit soort ingrijpende levensgebeurtenissen. Weliswaar niet lichamelijk, maar kunnen ze zich digitaal wel richten tot bruidspaar, overledene of nabestaanden.

Hoewel de oplossing vooral in het leven is geroepen voor bedrijven kunnen dus ook mensen die nu toch eindelijk wel eens die bruiloft willen houden er gebruik van maken. Met de directe familie op de locatie en de andere gasten die alles zien en hun inbreng geven via de eigen verbinding. „Dus die speech van die ene vriend of dat dansje van een klein groepje thuis die op 1,5 meter van elkaar bewegen, kunnen we dan ook integraal laten zien en naar ieder afzonderlijk,”aldus Schilstra. „Verder is deze oplossing natuurlijk voor belangrijke vergaderingen, bijeenkomsten waar normaliter 400 medewerkers bij worden uitgenodigd, studiedagen en trainingen perfect.”

De branche waarin Alex zich begeeft heeft het moeilijk. Heel erg moeilijk. Ze krijgen geen steun van de overheid en al hun inkomsten zijn opgedroogd. Dit terwijl er overal gezocht wel wordt gezocht naar oplossingen om samen te vergaderen of andere zaken met meerdere mensen tegelijk digitaal te organiseren. LXEvent probeert met andere partijen dan ook op alle mogelijke manieren om bijzondere oplossingen te bedenken voor bedrijven om toch met elkaar in contact te komen. Maar ook privebijeenkomsten kunnen dus op die manier worden gehouden. „Zo kunnen we ook een uitvaart op die manier organiseren. Dan kunnen tot 400 mensen toch op afstand deelnemen en bij dat laatste afscheid aanwezig zijn. Niet fysiek, maar wel zo dat ze een dienst meemaken. Ook kunnen ze dan op die manier toch ook hun laatste afscheidswoorden tot de overledene en hun familie richten. In de huidige situatie kunnen er maar 30 mensen bij zo’n uitvaart aanwezig zijn en is dat niet interactief. Vaak worden wel films gemaakt, maar die zijn dan vaak achteraf te bekijken.” Ook concerten kunnen op die manier worden ingericht. „Er wordt momenteel heel veel geoefend voor kerstconcerten. Maar daar mag dan geen publiek bij. Op deze manier is het publiek er in de eigen huiskamer wel bij, als tenminste het koor of het orkest uit niet meer dan 30 mensen bestaat.”

Om te laten zien wat er in deze nieuwe setting mogelijk is, houden LXEvent en Van der Valk Hotel Sneek open dagen om te tonen wat er allemaal mogelijk is. Voor dit doel is een permanente studio ingericht. Daar is te zien dat vanuit deze studio maximaal 30 offline deelnemers, bijvoorbeeld een directie, bestuur of raad van toezicht, kunnen presenteren, discussiëren en digitaal bijeenkomen. Iedereen op afstand kan meekijken, -praten, stemmen of vanuit eigen huiskamer iedereen toespreken. Alle technische faciliteiten worden gecreëerd, gefaciliteerd en gestreamd vanuit de studio bij Hotel Sneek.

Een offline evenement (volgens de regels van het RIVM) wordt daarbij gecombineerd met een online event vanuit een zeer professionele livestream studio met een enorm bereik. Dit heeft volgens Schilstra enorme voordelen. Zo is 10x meer bereik van een offline event. De productie, streaming, interactieve mogelijkheden en catering zijn verder volledig geregeld. Het is verder geschikt voor ieder type event en de organisatie hoeft de bijeenkomst alleen maar te bestellen en wordt verder ontzorgd.

De bijeenkomst kan worden gestreamd via het eigen intranet, Youtube, Facebook, Zoom of Teams. Daarbij wordt alles helemaal in eigen huisstijl verzorgd en zijn verschillende studio settings mogelijk.

Wie nieuwsgierig is geworden en wil weten hoe dit precies kan worden geregeld, kan zich aanmelden voor de open dagen. Daarop wordt uitleg gegeven door specialisten. Deze dagen zijn op donderdag 29 of vrijdag 30 oktober bij Van der Valk Hotel Sneek, Rasterhofflaan 1, 8606 KZ Sneek. Opgave via afspraak Gerard Haitsma: 06 - 137 29 864 of mail naar: sales@sneek.valk.com. „Tijdens de opendagen doen we dit in kleine groepjes persoonlijk op afspraak en laten we zien wat er allemaal mogelijk is op het gebied van interactieve hybride online webinar en livestream. De studio wordt daarvoor opgebouwd met alle benodigde techniek en faciliteiten.”

Er wordt tijdens deze open dagen rekening gehouden met de landelijk geldende regels van het RIVM en is het maken van een afspraak noodzakelijk.